¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?

¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve? ERP es un acrónimo que significa «Enterprise Resource Management», el proceso consolidado de recopilación y organización de datos empresariales mediante un conjunto de programas informáticos integrados. El software ERP contiene aplicaciones que automatizan las funciones empresariales como la producción, la cotización de ventas, la contabilidad y más.

En términos sencillos, el ERP facilita las operaciones de su empresa en todos los departamentos. Las soluciones de ERP mejoran la forma en que usted maneja los recursos empresariales, ya sea que se trate de materias primas para la fabricación o de horas de personal para los recursos humanos.

Hay muchas más definiciones de ERP, que varían según si están destinadas a desarrolladores, proveedores o medios tecnológicos. La mayoría está de acuerdo en que la ERP está destinada a servir a todos los departamentos de una empresa con mejores procesos de negocio.

La historia de las prácticas de ERP

Las empresas siempre han tratado de utilizar la gestión de recursos empresariales, aunque no tenga ese nombre. Las empresas siempre han luchado por equilibrar todas sus diferentes prácticas con el sacrificio de recursos en otros lugares. Durante mucho tiempo esto significó que las empresas tuvieron que contratar personal adicional para gestionar cada departamento. Las empresas internacionales tenían que depender de la mano de obra subcontratada en el extranjero, sin posibilidad de registrarse.

Los primeros rastros de ERP se encontraron en la fabricación, con el modelo de cantidad de orden económica (EOQ), un sistema de programación basado en papel. Este fue reemplazado por las herramientas de planificación de recursos materiales (MRP) desarrolladas a finales de la década de 1960, que finalmente se convirtieron en herramientas de planificación de recursos de fabricación (MRP II). Las prácticas modernas de planificación de recursos de fabricación comenzaron en el decenio de 1990 debido al aumento de los programas informáticos que se integraban en las operaciones comerciales cotidianas. Acuñado por el Gartner Group, el término originalmente se centró únicamente en las nuevas herramientas digitales que permiten a los fabricantes gestionar sus relaciones en la cadena de suministro, controlar el inventario, automatizar la contabilidad y mucho más.

Hoy en día, el ERP se encuentra en una variedad de industrias, no sólo en la fabricación. Y desde los primeros tiempos, el software de ERP está ahora disponible en plataformas alojadas en la nube.

Tipos de ERP por industria

Hay varios tipos diferentes de planificación de los recursos institucionales diseñados para varias industrias a fin de atender a sus necesidades específicas:

  • ERP para ropa: La industria del vestido tiene que manejar muchos cambios cuando las tendencias de la moda y las estaciones cambian.
  • ERP para la industria automotriz: Los fabricantes de automóviles pueden confiar en las herramientas de ERP para manejar la administración de inventarios, el control de calidad y la programación.
  • ERP para la industria del cannabis: Este ERP es una solución «todo en uno» para el cultivo, la fabricación, el procesamiento y la distribución de cannabis legal.
  • ERP para la construcción: Los contratistas de la construcción necesitan mantener el control de la mano de obra, los materiales, el equipo y cualquier subcontratista que hayan contratado para un trabajo. El software ERP ayuda a la gestión de las tareas de construcción.
  • ERP para la educación superior: Los sistemas ERP para universidades y colegios apoyan los procesos empresariales académicos que van desde la facturación de la matrícula hasta la calificación de los exámenes.
  • ERP o MRP para fabricación: Volviendo a los orígenes de ERP, MRP proporciona planificación de la producción, programación de las cargas de trabajo del personal y de las máquinas, y control general del inventario a lo largo de la cadena de suministro.

¿Por qué es tan importante utilizar una solución de ERP específica para una industria? Un sistema ERP general lo agobiará con características innecesarias. Por ejemplo, los fabricantes necesitan aplicaciones para la obtención de materias primas, mientras que el sector de la educación superior necesita principalmente herramientas de programación para los estudiantes, los profesores y el personal. Mientras que una planta manufacturera aún necesita un ERP con aplicaciones de programación, una escuela no necesita un ERP para administrar las materias primas.

Si su empresa descarga un ERP general lleno de características que no necesita, todo lo que está haciendo es ralentizar sus propios recursos. En lugar de sobrecargar sus computadoras con un paquete de software inflado, ahorre espacio de computación instalando sólo el ERP que necesita.

¿Por qué es tan importante utilizar una solución de planificación de recursos empresariales específica para la industria? Un sistema ERP general lo agobiará con características innecesarias. Por ejemplo, los fabricantes necesitan aplicaciones para la obtención de materias primas, mientras que el sector de la educación superior necesita principalmente herramientas de programación para los estudiantes, los profesores y el personal. Mientras que una planta manufacturera aún necesita un ERP con aplicaciones de programación, una escuela no necesita un ERP para administrar las materias primas.

Si su empresa descarga un ERP general lleno de características que no necesita, todo lo que está haciendo es ralentizar sus propios recursos. En lugar de sobrecargar sus computadoras con un paquete de software inflado, ahorre espacio de computación instalando sólo el ERP que necesita.

Tipos de ERP por implementación

También hay diferentes tipos de programas informáticos de planificación de los recursos institucionales:

  1. ERP en las instalaciones: Este es cualquier software ERP que se despliega directamente en sus dispositivos in situ. Estos sistemas están diseñados para empresas de todos los tamaños, aunque pueden ser más apropiados para pequeñas y medianas empresas.
  2. ERP de código abierto: Como cualquier software de código abierto, esta solución le permite inspeccionar, modificar y mejorar su código fuente de ERP. El uso de un ERP de código abierto le permite personalizar su aplicación para que se adapte mejor a su lugar de trabajo.
  3. ERP basado en la nube: Cualquier software ERP como servicio (SaaS) que esté disponible a través de un servicio de alojamiento en la nube en lugar de un despliegue en las instalaciones. Esta opción le permite acceder a datos en tiempo real siempre que tenga acceso a Internet y es adecuada para grandes empresas.
  4. ERP híbrido: Sistemas de planificación de recursos empresariales que combinan el despliegue en las instalaciones con el basado en la nube.
  5. El software ERP basado en la nube es ideal para empresas con múltiples ubicaciones que necesitan estar coordinadas entre sí. ¿Se pregunta cuál es el adecuado para su empresa? Póngase en contacto con erp para empresas para obtener recomendaciones de software ERP específicas para su empresa!

Conexiones de ERP basado en la nube

El sistema de planificación institucional de los recursos basado en la nube ofrece una mayor gestión de riesgos y seguridad de los datos.

Beneficios de la ERP

La gestión de los recursos de la empresa proporciona un mejor rendimiento comercial con estos grandes beneficios:

Visibilidad y racionalización del flujo de trabajo

Antes de los sistemas de planificación de recursos empresariales, la coordinación entre múltiples lugares de trabajo requería mucho tiempo y esfuerzo. Si querías actualizaciones en una parte específica de tu negocio, tenías que llamar o visitar el sitio físicamente. Las grandes corporaciones con ubicaciones nacionales e internacionales por igual tenían que trabajar alrededor de zonas horarias. Y si había un problema con uno de sus socios de producción en el extranjero, podía retrasar todo su negocio mientras hacía interminables llamadas telefónicas y visitas al sitio.

Afortunadamente, los sistemas ERP revolucionaron la visibilidad del flujo de trabajo. Ahora, incluso cuando está en la sede de su oficina, puede abrir una base de datos común de su conjunto de ERP para obtener detalles en tiempo real sobre lo que sucede simultáneamente en sus plantas de fabricación en el extranjero y en los centros de distribución en su país.

Inteligencia de negocios y análisis de datos

Para dirigir su negocio, su toma de decisiones debe estar guiada por datos precisos. Las soluciones ERP utilizan herramientas de inteligencia empresarial (BI) para proporcionar métodos de recopilación de datos, análisis y elaboración de informes. Incluso hay formas de analizar los datos en tiempo real para hacer cambios instantáneos en sus procesos de producción. Además, puede utilizar datos históricos para la previsión empresarial.

O poner sus datos en informes personalizados. Presente estos informes a accionistas importantes, socios comerciales o a su equipo para mantener a todos informados sobre las métricas de los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Soluciones de programación

Las herramientas de programación son una parte altamente personalizable de las soluciones ERP. Puede organizar cuándo los trabajadores entran en sus turnos, cuándo se entrega el inventario y cuándo sus fábricas se someten a mantenimiento. Luego, coordine cada programación en un solo calendario para que todos sus departamentos y socios de la cadena de suministro se mantengan en la misma página.

Colaboración entre departamentos

Cuantos más departamentos tenga su empresa, más importante es gestionar las prácticas de comunicación interna para evitar errores. Y si su empresa tiene sedes en todo el mundo, necesita una forma de que todos se mantengan en contacto a través de las zonas horarias y las barreras lingüísticas. Una mala comunicación entre su proveedor de materia prima y el centro de distribución puede llevar a costosos errores de inventario. Las herramientas de comunicación de ERP organizan documentos escaneados, archivos, correos electrónicos, textos y grabaciones de llamadas telefónicas. Incluso hay canales internos privados para la comunicación instantánea.

Soluciones personalizadas

Cada empresa tiene que tener en cuenta algunas variables únicas en sus operaciones. ¿Su empresa trabaja con empresas internacionales? ¿Tiene que presentar regularmente documentos oficiales a las entidades gubernamentales? ¿Su departamento de marketing se dirige al público a través de los medios de comunicación social? Buenas noticias: ¡hay programas ERP con módulos personalizados que se adaptan a las necesidades exactas de su negocio!

La nueva tecnología está cambiando las capacidades de las aplicaciones ERP. Las últimas tendencias incluyen la computación de inteligencia artificial y las soluciones de Internet de las Cosas (IoT).

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